Arbeitgeber sind in bestimmten Fällen zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Dies gilt bei Krankheit bis zu sechs Wochen gemäß dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Wird eine Mitarbeiterin schwanger gilt Ähnliches. Hier müssen Arbeitgeber Mutterschaftsgeld zahlen. Das regelt das Mutterschutzgesetz (MuSchG). Diese Pflichten belasten kleine Unternehmen finanziell oft stark.
Das Umlageverfahren (U1) dient dazu, kleine Unternehmen in Bezug auf die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu unterstützen. Die meisten Krankenkassen haben verschiedene Erstattungshöhen und gestaffelte Umlagesätze zur Auswahl. Eine Änderung des Erstattungssatzes ist nur zum Jahreswechsel möglich. Das Umlageverfahren (U1) dient dazu, kleinere Unternehmen bei der fortlaufenden Lohnzahlung während Krankheitsfällen zu unterstützen. Die meisten Krankenkassen bieten unterschiedliche Erstattungshöhen zu variierenden Beitragssätzen an. Ein Ändern des Erstattungssatzes ist ausschließlich zum Jahreswechsel erlaubt.
Monatlich zahlt der Arbeitgeber an die Krankenkassen seiner Mitarbeiter einen prozentualen Beitrag basierend auf der Bruttolohnsumme. Im Krankheitsfall erhält er zwischen 40 bis 80 Prozent der Lohnkosten erstattet.
Das Umlageverfahren (U2) sichert alle Arbeitgeber gegen Mutterschaftsaufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz ab. Bei diesem Umlageverfahren erhält der Arbeitgeber 100% der Ausgaben erstattet.
Rechtliche Aspekte des Umlageverfahren
Das Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist eine Pflichtversicherung für alle Arbeitgeber, die die bestimmte Bedingungen erfüllen. Es besteht keine Möglichkeit, sich von der Versicherungspflicht befreien zu lassen.
Teilnehmen müssen:
- U1: Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern
- U2: alle Arbeitgeber
Die zuständige Einzugsstelle für die Beitragszahlung ist die Krankenkasse, bei der der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist. Für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig. Für privat versicherte Arbeitnehmer ist die Krankenkasse zuständig, an die die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung abgeführt werden. Die Umlagebeiträge sind in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse in Prozentsätzen festgelegt. Die Beiträge werden prozentual vom Arbeitsentgelt berechnet. Liegt das Arbeitsentgelt über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, erfolgt die Berechnung nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (2024: 6.900 €).
Besondere umlagepflichtige Entgelte
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
Bei der Berechnung der Umlagen U1 und U2 sind gemäß § 7 Abs. 2 Satz 2 AAG einmalig gezahlte Arbeitsentgelte nach § 23a SGB IV nicht zu berücksichtigen.
Umlagen sind nur vom laufenden Arbeitsentgelt zu erheben. Einmalige Zahlungen, wie z.B. das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sind bei der Berechnung der Umlagen nicht zu berücksichtigen. Diese Zahlungen bleiben bei der Beitragsberechnung der Umlage sowie bei der Erstattung unberücksichtigt.
Einmalige Zahlungen, die für die Arbeitsleitungen mehrerer Monate, wie z.B. die Auszahlung angesammelter Überstunden, sind als laufendendes Arbeitsentgelt zu werten und unterliegen somit der Umlagepflicht.
Übergangsbereich (früher Gleitzone)
Bei Mitarbeitern mit einem Arbeitsentgelt innerhalb des Gleitzone/Übergangsbereich (538,01 € bis 2.000 €) gilt als umlagepflichtiges Arbeitsentgelt das reduzierte beitragspflichtige Arbeitsentgelt nach § 20 Absatz 2a Satz 1 SGB IV.
Minijob
Die Umlagen werden auf Grundlage des tatsächlich erzielten Arbeitsentgelts berechnet. Dies gilt sowohl für das U1-Verfahren bei Arbeitsunfähigkeit als auch für das U2-Verfahren bei Mutterschaft. Die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage (175 €) gemäß § 163 Abs. 8 SGB VI für rentenversicherungspflichtige geringfügig entlohnte Beschäftigte wird bei der Berechnung der Umlagen nicht berücksichtigt.
Kurzfristige Beschäftigung / 4-Wochen-Frist
Da der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses entsteht, ist die Umlage U1 nur dann zu zahlen, wenn das Arbeitsverhältnis länger als vier Wochen bestanden hat. Für Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis von vornherein auf bis zu vier Wochen befristet ist, ist keine Umlage U1 zu zahlen.
Kurzarbeitergeld
Während der Kurzarbeit ist nur das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung umlagepflichtig (§ 7 Abs. 2 Satz Aufwendungsausgleichsgesetz). Das fiktive Kurzarbeitergeld ist nicht umlagepflichtig.
Bei ehrenamtlich Tätigen Umlage nur aus tatsächlich erzieltem Arbeitsentgelt
Bei ehrenamtlich Tätigen ist die Umlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nur nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu berechnen. Ein fiktives Arbeitsentgelt bleibt unberücksichtigt.
U1 – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Am Umlageverfahren U1 nehmen alle Firmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Für die Beurteilung wird das vergangene Kalenderjahr herangezogen. Die Feststellung der Teilnahme an der U1 gilt jeweils für ein Jahr.
Dazu ist zu Beginn eines Kalenderjahres von jedem Arbeitgeber zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1) erfüllt sind.
Die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Arbeitszeit gewichtet gezählt.
| wöchentliche Arbeitszeit | Anrechnungsfaktor |
|---|---|
| bis 10 Stunden | 0,25 |
| bis 20 Stunden | 0,50 |
| bis 30 Stunden | 0,75 |
| über 30 Stunden | 1,00 |
Ein Berechnungsbeispiel:
| 5 Minijobber je 5 Stunden-Woche (5 x 0,25) | 1,25 |
| 20 Teilzeitkräfte je 20 Stunden-Woche (20 x 0,50) | 10,00 |
| 10 Teilzeitkräfte je 25 Stunden-Woche (10 x 0,75) | 7,50 |
| 5 Vollzeitkräfte (5 x 1) | 5 |
| 2 Auszubildende | 0 |
| 1 schwerbehinderter Mitarbeiter | 0 |
| Anzahl der Mitarbeiter: 40 | Mitarbeiter gemäß Umlage: 23,75 |
Obwohl in diesem Beispiel 43 Arbeitnehmer beschäftigt sind, ist das Unternehmen für die Umlage U1 (Lohnfortzahlung) mit nur 23,75 anrechenbaren Arbeitnehmern umlagepflichtig.
Bei der Ermittlung der Zahl der Arbeitnehmer werden bestimmte Personengruppen nicht berücksichtigt.
Nicht zu berücksichtigende Personen:
- Auszubildende und Praktikanten (vorgeschriebenes Praktikum), Volontäre
- Teilnehmende FSJ / FÖJ
- schwerbehinderte Menschen
- Bezieher von Vorruhestandsgeld
- Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit
- mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes
- Vorstandsvorsitzende, Vorstandsmitglieder sowie GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer)
- Heimarbeiter
- Wehr- und Zivildienstleistende
- Personen in Elternzeit oder Pflegezeit bei vollständiger Freistellung
- Angehörige einer Ordensgemeinschaft
- Teilzeitbeschäftigte werden anteilig entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit angerechnet (§ 3 Abs. 1 AAG).
Vorjahresrückblick
Es besteht Umlagepflicht zum Ausgleichsverfahren U1, wenn
- das Unternehmen das ganze Vorjahr bestand und für einen Zeitraum von mindestens 8 Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren. Die 8 Kalendermonate müssen nicht aufeinander folgen
- das Unternehmen im Vorjahr errichtet wurde und überwiegend in den meisten Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren
- das Unternehmen im laufenden Kalenderjahr errichtet wird und anzunehmen ist, dass während der überwiegenden Zahl der noch verbleibenden Monate dieses Kalenderjahres nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden.
Kreis der nicht-umlagepflichtigen Arbeitgeber
Von der Umlage U1 sind besondere Arbeitgeber ausgenommen:
- Behörden und Dienststellen von Bund, Ländern, Gemeinden
- alle AG die an die ÖTV-Tarifverträge gebunden sind
- kommunale Unternehmen und deren Verbände
- Landwirschaftliche Unternehmen ( betrifft mitarbeitende Familienangehörige)
- Dienststellen ausländischer Truppenkontingente (NATO)
- Einrichtungen und Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege ( z.B.DRK, Caritasverband, Arbeiterwohlfahrt)
Mehrere Betriebe
Haupt-, Neben- bzw. Zweigbetriebe zählen zusammen als ein Betrieb bzw. ein Unternehmen. Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebe, so werden die Arbeitnehmer in den einzelnen Betrieben zusammengerechnet. Das betrifft auch Arbeitnehmer, die nicht dem deutschen Recht unterliegen.
Addiert werden mehrere Betriebe des gleichen Arbeitgebers und die Angestellten im Haushalt, wenn die Betriebe als Einzelunternehmen geführt werden.
Bei juristischen Personen ist – unabhängig davon, ob sie ggf. zur Feststellung der Umlagepflicht U1 und U2 herangezogen werden. einem Konzern angehören – eine eigenständige Beurteilung erforderlich.
Dauer der Teilnahme am U1-Verfahren
Die Teilnahme am U1-Verfahren gilt jeweils für ein Kalenderjahr. Sie verlängert sich automatisch um ein weiteres Kalenderjahr, solange die Anzahl der Mitarbeiter des Betriebs im Feststellungskalenderjahr in der Regel 30 nicht überschreitet.
Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1)
Erstattungsfähig ist das vom Arbeitgeber nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (Lohnfortzahlung bei Krankheit) weitergezahlte Bruttoarbeitsentgelt.
Die Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts bestimmt § 4 Abs. 1 EFZG nach dem Entgeltausfallprinzip. Danach ist dem Arbeitnehmer das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt fortzuzahlen. Dazu gehört grundsätzlich die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14.01.2009 – 5 AZR 89/08). Für die Erstattung von Sachbezügen sind die steuerrechtlichen bzw. die in der Sachbezugsverordnung festgelegten Werte maßgebend.
Die Krankenkassen beschränken die erstattungsfähige Entgeltfortzahlung in der Regel auf die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Denn es werden die Entgelte ja auch nur bis zu dieser Beitragsbemessungsgrenze zur Berechnung der Umlagebeiträge herangezogen.
Die Krankenkassen begrenzen in der Regel die erstattungsfähige Entgeltfortzahlung auf die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung. Das begründet sich in der Tatsache, dass auch die Beitragszahlungen nur bis maximal zu diesem Betrag erhoben werden.
Erkrankungstag zählt nicht
Jeder Arbeitnehmer hat im Krankheitsfall einen Anspruch auf die Fortzahlung seines Arbeitsentgeltes für die Dauer von sechs Wochen. Die sechswöchige Frist beginnt am Tag nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit.Tritt die Arbeitsunfähigkeit jedoch an einem Arbeitstag vor Arbeitsbeginn ein, wird dieser Tag mitgezählt.
Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines Arbeitstages, so wird das für den restlichen Tag zu zahlende Arbeitsentgelt im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung nicht erstattet. Der Erstattungszeitraum beginnt immer mit dem ersten vollständig ausgefallenen Arbeitstag.
U2 – Mutterschaftsaufwendungen
Am Umlageverfahren U2 (Mutterschutz) müssen sich alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe beteiligen.
Arbeitgeber müssen die gesetzliche Schutzfristen berücksichtigen, in denen Schwangere nicht arbeiten dürfen:
- 6 Wochen vor der Entbindung dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden
- 8 Wochen nach der Entbindung dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden
- 12 Wochen nach der Entbindung bei Früh- und Mehrlingsgeburten dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden
In dieser Zeit erhalten schwanger Mitarbeiterinnnen von ihrer Krankenkassen ein kalendertägliches Mutterschaftsgeld von bis zu 13 € pro Tag. Der Arbeitgeber trägt die Differenz bis zur Höhe des bisherigen durchschnittlichen Nettoentgelts (3-Monatsdurchschnitt). Auf Antrag erstatten die Krankenkassen dem Arbeitgeber diese Leistung in voller Höhe.
Ausnahmen für U2-Umlagepflicht
Umlagen zum U2-Verfahren hat der Arbeitgeber grundsätzlich für alle seine Arbeitnehmer und Auszubildenden zu entrichten. Keine Umlagen sind allerdings zu entrichten aus dem Arbeitsentgelt bzw. den Vergütungen der
- Beamten, Richter, Soldaten auf Zeit, Berufssoldaten und sonstigen vergleichbaren Beschäftigten (gilt auch für beurlaubte Beamte in einem Beschäftigungsverhältnis außerhalb des Dienstverhältnisses)
- Praktikanten
- Teilnehmende FSJ / FÖJ
- Bezieher von Vorruhestandsgeld
- mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes
- Heimarbeiter
- Wehr- und Zivildienstleistende
- Angehörige einer Ordensgemeinschaft
Der Erstattungssatz in der U2 beträgt generell 100%.
Erstattet werden folgende Aufwendungen:
- der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
- das vom Arbeitgeber bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt (Mutterschutzlohn)
- die auf dieses Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.
Bei einem Beschäftigungsverbot erhält die schwangere Arbeitnehmerin vom Arbeitgeber ein Mutterschaftsgeld, das auf der Grundlage des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten drei Monate vor der Schwangerschaft berechnet wird. Dazu gehören auch Überstundenzuschläge und andere Zulagen, die in diesem Zeitraum gezahlt wurden. Wurde in diesen drei Monaten eine Lohnerhöhung zugesagt, die während der Schwangerschaft wirksam wird, so ist auch dieser Betrag in die Berechnung des Mutterschaftsgeldes einzubeziehen.
Verjährung
Der Anspruch auf Erstattung der geleisteten Lohnfortzahlung verjährt nach 4 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist.
