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Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum und Co - steuerbegünstigte Betriebsfeiern

Ob Weihnachtsfeier oder Firmenjubiläum - jede Art von Betriebsveranstaltung ist gerne gesehen und kann neben dem eigentlichen Anlass zur Verbesserung des Betriebsklimas beitragen. Eine Betriebsfeier, wie z.B. die jährlich wiederkehrende Weihnachtsfeier, fördert die Motivation der Mitarbeiter, stärkt die Bindung und Identifikation zum Unternehmen und schweißt die Mitarbeiter zusammen. Das sieht auch der Gesetzgeber so und bejaht unter bestimmten Bedingungen ein überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers an einer Betriebsveranstaltung, wie es z.B. der jährliche Betriebsausflug oder die Weihnachtsfeier sind. Bis zum EUR 110,00 je Arbeitnehmer und Angehörigem können steuerfrei für die Betriebsveranstaltung verwendet werden. Und dies sogar zweimal pro Jahr.

Wie kann eine Weihnachtsfeier oder ein Betriebsausflug als steuerfreie Betriebsveranstaltung abgesetzt werden?

Einladung zur Weihnachtsfeier Unter einer steuerbegünstigten Betriebsveranstaltung versteht der Gesetzgeber eine Veranstaltung, bei der das betriebliche Eigeninteresse des Arbeitgebers, oder genauer des Unternehmens, im Vordergrund steht, wie z.B. bei einer Betriebsfeier oder einem Betriebsausflug. Auch ein Firmenjubiläum oder Arbeitnehmerjubiläum wird steuerlich begünstigt.

Wichtig zu wissen ist, dass eine Betriebsfeier nicht auf wenige Arbeitnehmer beschränkt sein darf, sondern alle Mitarbeiter die Möglichkeit der Teilnahme haben müssen. Grundsätzlich darf es diesbezüglich keine Unterschiede nach Gehalts- und Lohngruppe, der Dauer der Betriebszugehörigkeit oder der Leistungen der Arbeitnehmer geben.

Zu den steuerbegünstigten Betriebsveranstaltungen gehören:

Weihnachtsfeier Weihnachtsessen FirmenjubiläumBetriebsausflug Betriebsfeier Gaststättenbesuche mit Kegelbahnnutzung SommerfestPensionstreffen.
Steuerbegünstigt sind Betriebsveranstaltungen immer dann, wenn

ein betriebliches Eigeninteresse des Arbeitgebers vorliegt es auf betrieblicher Ebene stattfindet es einen gesellschaftlichen Charakter hat es sich um eine Veranstaltung im üblichen Rahmen handelt alle Mitarbeiter eingeladen sind (auch alle Minijobber, Aushilfen, Praktikanten).

Betriebsveranstaltungen für betriebliche Teilbereiche

Es ist nicht notwendig, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens an einer Betriebsfeier teilnehmen. So kann auch nur eine Abteilung oder Organisationseinheit des Unternehmens für sich allein eine Betriebsfeier veranstalten. Auch der Zusammenschluss mehrerer Abteilungen, die eng zusammen arbeiten ist denkbar. Wichtig ist jedoch, dass alle Mitarbeiter aus den entsprechenden Abteilungen oder Organisationseinheiten eingeladen sein müssen.

Das Interesse der Mitarbeiter kann die Teilnahme an einer Betriebsfeier beschränken

Betriebsfeier-Kegelabend

Es gibt unterschiedliche Formen  eine Betriebsfeier zu veranstalten, so dass  nicht jede Veranstaltung  das Interesse aller Mitarbeiter findet. Die Art des Angebotes kann den Kreis der Teilnehmer beschränken. Nicht jeder Mitarbeiter möchte z.B. an einer gemeinsamen Boots- oder Fahrradtour oder an einem Opernbesuch teilnehmen. Solange die Teilnahme jedoch jedem Mitarbeiter frei steht, ist die Steuerbegünstigung nicht gefährdet.
Pensionärstreffen, Jubilarfeiern stehen nur einer kleinen Zielgruppe offen, gehören aber ebenfalls zu den steuerbegünstigten Betriebsveranstaltungen, wenn die Teilnahme wiederum allen Mitgliedern dieser Gruppe offensteht. 

Nicht jede Betriebsfeier ist steuerbegünstigt

Verabschiedet sich ein Arbeitnehmer, der in den Ruhestand geht, so zählt die Feier anläßlich seiner Verabschiedung nicht als steuerbegünstigte Betriebsveranstaltung, auch wenn mehrere Mitarbeiter aus einer Abteilung daran teilnehmen. Ebenfalls können keine Betriebsveranstaltungen steuerlich geltend gemacht werden, die nur auf die Entlohnung von besonderen Leistungen einzelner Arbeitnehmer beruhen. Treffen sich Führungskräfte eines Unternehmens zu einer Veranstaltung, zählt auch das nicht zu den Steuerbegünstigungen. Denn auch hierbei sind nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen eingeladen.

Bis zu jährlich zwei Betriebsveranstaltungen sind steuerbegünstigt. Eine Steuerpflicht tritt erst für die dritte Veranstaltung ein. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Mitarbeiter bei der ersten und zweiten Betriebsveranstaltung dabei waren und welche Arbeitnehmer nicht oder nur teilweise teilgenommen haben. Steuerlich hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht. Er kann festlegen, welche zwei Betriebsveranstaltungen unter die Steuerbegünstigung fallen sollen.

Neue Freigrenze von EUR 110,00 bei Betriebsveranstaltungen

Bis zu einem Betrag von 110 EUR pro teilnehmendem Arbeitnehmer und Angehörigem sind die Kosten für die Betriebsveranstaltung steuerfrei.

Zu den Kosten zählen neben der Umsatzsteuer auch Aufwendungen, die den äußeren Rahmen (Raummiete, Catering, Moderator, Musik etc.) betreffen. Ferner zählen dazu:

Übernachtungskosten, beispielsweise bei einer mehrtägigen BetriebsveranstaltungBeförderungskosten (Taxi, Bus, Bahn, Schiff) Gewährung von Genussmitteln wie Tabakwaren, Süßigkeiten oder Speisen und GetränkeGeschenke (Tombola)Aufwendungen bezüglich des äußeren Rahmens (Aufführung Theater, Musik, Bowling, etc.) Einrittsgelder für Veranstaltungen, Sportstätten oder Sehenswürdigkeiten
Nehmen Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teil, zu der sie von außerhalb anreisen, so gelten diese Aufwendungen als steuerfreie Reisekosten und sind nicht in die Gesamtkosten mit einzubeziehen.

Werden alle Kosten zusammen addiert und durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter dividiert, sollte der Betrag von 110,00 EUR nicht überschritten werden. Sagt ein Mitarbeiter die Teilnahme zu, erscheint aber später nicht, muss er nicht herausgerechnet werden.

Bis 2014 entfiel die Steuerbegünstigung für die Betriebsveranstaltung sobald der Freibetrag von 110,00 EUR überschritten wurde. Mit der neuen Freigrenze wird nur der den Betrag von 110 EUR übersteigende Betrag steuerpflichtig. Während nach der alten Regel für den Arbeitnehmer und seinen Angehörigen je ein Freibetrag von 110 EUR galt, steht mit der neuen gesetzlichen Regelung ab 2015 dieser Betrag nur jeden Arbeitnehmer zusammen mit seinem Angehörigen zur Verfügung.

Was tun, wenn die Weihnachtsfeier oder der Betriebsausflug die Freigrenze von 110 Euro überschreiten?

Betriebsausflug-Bootstour

Der Betrag, der die Freigrenze übersteigt,  ist als geltwerter Vorteil steuerpflichtig. Nehmen wir z.B. eine Weihnachtsfeier für 20 Mitarbeiter und  Gesamtkosten in Höhe von  3.000 Euro an. Die Kosten  pro Mitabeiter belaufen sich auf 150 Euro und liegen mit 40 Euro über der Freigrenze. Für den Arbeitgeber ergeben sich nun drei verschiedene Möglichkeiten mit diesem Problem umzugehen. Er kann die Mitarbeiter bitten, den überschießenden Betrag aus ihrer eigenen Tasche dazu zu zahlen oder  als geltwerten Vorteil auf die nächste Lohnabrechnung  setzen. Das hätte zur  Folge, dass den Mitarbeitern auf diesen Betrag Steuern und Sozialabgaben in Abzug gebracht werden. Der positive Effekt der Feier wäre damit sicherlich verloren. Kein Mitarbeiter wäre davon begeistert. Verbleibt noch eine dritte Möglichkeit. Der Arbeitgber kann den überschießenden Betrag von 800 Euro mit 25% (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) pauschal versteuern. Die Pauschalversteuerung hat zudem den positiven Nebeneffekt, dass für diesen Betrag keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind.