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Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG): Umlageverfahren U1 und U2 einfach erklärt !

Mutterschaftsgeld und Lohnfortzahlung: Eine finanzielle Herausforderung für Arbeitgeber

Wenn ein Mitarbeiter erkrankt und arbeitsunfähig ist, darf er nicht arbeiten. Erhält er nun keinen Lohn mehr? Nein, der Arbeitnehmer muss sich keine Sorgen machen. Sein Arbeitgeber muss den Lohn bei einem Krankheitsfall bis zu sechs Wochen lang weiter zahlen. Und sollte er länger arbeitsunfähig sein, springt die Krankenkasse für den Arbeitgeber ein und zahlt das Krankengeld.

Wird eine Mitarbeiterin schwanger, steht ihr das Mutterschaftsgeld zu. Auch hier ist der Arbeitgeber in der Pflicht. Das Mutterschaftsgeld muss er in der Regel für eine Dauer von 14 Wochen zahlen: 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt. In seltenen Fällen muss es bis zu 18 Wochen gezahlt werden. Sind die werdende Mutter oder Ihr Kind durch die Arbeit gefährdet und gibt es keine andere Beschäftigungsmöglichkeit, darf sie nicht mehr arbeiten. Ihr wird ein Beschäftigungsverbot erteilt. Während des Beschäftigungsverbotes ist der Arbeitgeber zur Fortzahlung des Lohnes in voller Höhe verpflichtet.

Bis zu 6 Wochen Lohnfortzahlung bei Krankheit, 14 Wochen Mutterschaftsgeld sowie die mehrere Monate dauernde Lohnfortzahlung bei einem Beschäftigungsverbot: Diese enorme finanzielle Belastung gefährdet die Existenz kleiner Unternehmen.

Hilfe erhält der Arbeitgeber von den Krankenkassen seiner Arbeitnehmer. Sie versichern Unternehmen für den Fall der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und des Mutterschutzes. Grundlage ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) mit seinen Umlageverfahren U1 (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) und U2 (Mutterschutz).

Umlage U1 (Umlageverfahren bei Krankheit)

Die meisten Krankenkassen bieten für das Umlageverfahren U1 gestaffelte Beitragssätze an. Je höher der Beitragssatz desto höher die Erstattungssumme. Der Beitragssatz wird mit der Neueinstellung eines Mitarbeiters, der eine neue Krankenkasse mitbringt, erstmals festgelegt. Mit jedem Jahreswechsel besteht die Möglichkeit den einmal gewählten Beitragssatz für das kommende Jahr zu ändern. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich. 

Das Unternehmen zahlt einen prozentualen Beitrag auf die Bruttolohnsumme des laufenden Monats. Im Krankheitsfall erhält es zwischen 40 und 80 Prozent der Lohnkosten erstattet. Die Höhe der Erstattung richtet sich nach dem vereinbarten Beitragssatz.

U1: Umlagepflicht

Das Umlageverfahren (U1) nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist eine Pflichtversicherung für jedes Unternehmen, dass bestimmte Bedingungen erfüllt und das nicht zu den “Nicht-umlagepflichtigen Unternehmen” gehört.

Teilnehmen müssen:

  • am Umlageverfahren U1: Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern
  • am Umlageverfahren U2: alle Arbeitgeber
Umlageverfahren U1

Die zuständige Einzugsstelle für die Beitragszahlung ist die Krankenkasse, bei der der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist. Für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig. Für privat versicherte Arbeitnehmer ist die Krankenkasse zuständig, an die die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung abgeführt werden.

Die Umlagebeiträge sind in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse in Prozentsätzen festgelegt. Die Beiträge werden prozentual vom Arbeitsentgelt berechnet. Liegt das Arbeitsentgelt über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, erfolgt die Berechnung nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (2024: 6.900 €).

Berechnung U1 und U2 – Besondere umlagepflichtige Entgelte

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt

Umlagen sind nur vom laufenden Arbeitsentgelt zu erheben. Einmalige Zahlungen, wie z.B. das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sind bei der Berechnung der Umlagen nicht zu berücksichtigen. Diese Zahlungen bleiben bei der Beitragsberechnung der Umlage sowie bei der Erstattung unberücksichtigt. 

Einmalige Zahlungen für die Arbeitsleistungen mehrerer Monate, wie z.B. die Auszahlung angesammelter Überstunden, sind als laufendendes Arbeitsentgelt zu werten. Sie unterliegen der Umlagepflicht. 

Umlagen im Übergangsbereich (früher Gleitzone)

Arbeitnehmer, die weniger als 2.000 Euro verdienen, zahlen weniger Sozialabgaben.

Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone oder des Übergangsbereichs liegt (538,01 € bis 2.000 €), gibt es eine Sonderregelung. Ihr sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt reduziert sich prozentual. Damit reduzieren sich für sie die Beiträge für die Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Je weniger sie verdienen, desto größer ist die Ersparnis.

So zahlt z.B. ein Arbeitnehmer bei einem Arbeitsentgelt von 800 € nur für ein Entgelt von 660,72 €  Beiträge. Er spart 17,41 %.

Ein Arbeitnehmer mit einem Arbeitsentgelt von 1500 € zahlt dagegen Sozialversicherungsbeiträge für ein Entgelt von 1.441,97 €. Er spart nur noch 6,87 %. 

Je weniger ein Arbeitnehmer verdient, desto geringer fällt seine prozentuale Belastung für seine Beiträge zur Kranken-, Renten, Pflege- und Arbeitslosenversicherung aus. 

Diese nach § 20 Absatz 2a Satz 1 SGB IV reduzierten Entgelte werden auch für die Berechnung der Umlagebeitrages des Arbeitgebers herangezogen. 

Umlage beim Minijob

Beim Minijob werden die Umlagen auf der Grundlage des tatsächlich erzielten Arbeitsentgelts berechnet. Dies gilt sowohl für das U1-Verfahren bei Arbeitsunfähigkeit als auch für das U2-Verfahren bei Mutterschaft. Die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage (175 €) gemäß § 163 Abs. 8 SGB VI für rentenversicherungspflichtige geringfügig entlohnte Beschäftigte wird bei der Berechnung der Umlagen nicht berücksichtigt.

Kurzfristige Beschäftigung / 4-Wochen-Frist

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entsteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Daher ist die Umlage U1 nur dann zu zahlen, wenn das Arbeitsverhältnis länger als vier Wochen bestanden hat. Für Beschäftigte mit einem von vornherein auf bis zu vier Wochen befristeten Arbeitsverhältnis ist keine Umlage U1 zu zahlen.

Kurzarbeitergeld

Während der Kurzarbeit ist nur das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt umlagepflichtig. Dies gilt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung. Diese Regelung findet sich im § 7 Abs. 2 Satz Aufwendungsausgleichsgesetz. Das fiktive Kurzarbeitergeld ist nicht umlagepflichtig.

Umlage bei ehrenamtlich Tätigen

Bei ehrenamtlich Tätigen ist die Umlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nur nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu berechnen. Ein fiktives Arbeitsentgelt bleibt unberücksichtigt.

Umlage U1 bei nicht mehr als 30 Mitarbeitern

Zu Beginn eines Kalenderjahres muss jeder Arbeitgeber prüfen, ob sein Unternehmen die Voraussetzungen für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren (U1) erfüllt.

Unternehmen, die nicht zu den “nicht-umlagepflichtigen Unternehmen” gehören, müssen am Umlageverfahren U1 teilnehmen, wenn sie regelmäßig nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Für die Frage, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, wird das vergangene Kalenderjahr herangezogen.

Die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Arbeitszeit gewichtet gezählt.

Wöchentliche ArbeitszeitAnrechnungsfaktor
bis 10 Stunden0,25
bis 20 Stunden0,50
bis 30 Stunden0,75
über 30 Stunden1,00

Ein Berechnungsbeispiel: 

5 Minijobber je 5 Stunden-Woche (5 x 0,25)1,25
20 Teilzeitkräfte je 20 Stunden-Woche (20 x 0,50)10,00
10 Teilzeitkräfte je 25 Stunden-Woche (10 x 0,75)7,50
5 Vollzeitkräfte (5 x 1)5
2 Auszubildende0
1 schwerbehinderter Mitarbeiter0
Anzahl der Mitarbeiter: 40Mitarbeiter gemäß Umlage: 23,75

In diesem Beispiel sind 43 Arbeitnehmer beschäftigt. Das Unternehmen ist jedoch für die Umlage U1 (Lohnfortzahlung) mit nur 23,75 anrechenbaren Arbeitnehmern umlagepflichtig.

Die Feststellung der Teilnahmepflicht am Umlageverfahren U1 gilt jeweils für ein Kalenderjahr. 

Nicht zu berücksichtigende Personen

Bei der Ermittlung der Zahl der Arbeitnehmer werden bestimmte Personengruppen nicht berücksichtigt:  

  • Auszubildende und Praktikanten (vorgeschriebenes Praktikum), Volontäre
  • Teilnehmende FSJ / FÖJ
  • schwerbehinderte Menschen
  • Bezieher von Vorruhestandsgeld
  • Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit
  • mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes
  • Vorstandsvorsitzende, Vorstandsmitglieder sowie GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer)
  • Heimarbeiter
  • Wehr- und Zivildienstleistende
  • Personen in Elternzeit oder Pflegezeit bei vollständiger Freistellung
  • Angehörige einer Ordensgemeinschaft
  • Teilzeitbeschäftigte werden anteilig entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit angerechnet (§ 3 Abs. 1 AAG).

Es besteht Umlagepflicht zum Ausgleichsverfahren U1, wenn

  • das Unternehmen das ganze Vorjahr bestand und für einen Zeitraum von mindestens 8 Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren. Die 8 Kalendermonate müssen nicht aufeinander folgen
  • das Unternehmen im Vorjahr errichtet wurde und überwiegend in den meisten Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren
  • das Unternehmen im laufenden Kalenderjahr errichtet wird und anzunehmen ist, dass während der überwiegenden Zahl der noch verbleibenden Monate dieses Kalenderjahres nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden.

Nicht-umlagepflichtigen Arbeitgeber

Von der Umlage U1 sind besondere Arbeitgeber ausgenommen:

  • Behörden und Dienststellen von Bund, Ländern, Gemeinden
  • alle AG die an die ÖTV-Tarifverträge gebunden sind
  • kommunale Unternehmen und deren Verbände
  • Landwirschaftliche Unternehmen ( betrifft mitarbeitende Familienangehörige)
  • Dienststellen ausländischer Truppenkontingente (NATO)
  • Einrichtungen und Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege ( z.B.DRK, Caritasverband, Arbeiterwohlfahrt)

Umlagepflicht bei mehreren Betrieben

Haupt-, Neben- bzw. Zweigbetriebe zählen zusammen als ein Betrieb bzw. ein Unternehmen. Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebe, so werden die Arbeitnehmer in den einzelnen Betrieben zusammengerechnet. Das betrifft auch Arbeitnehmer, die nicht dem deutschen Recht unterliegen.

Mehrere Betriebe desselben Arbeitgebers und die im Haushalt Beschäftigten werden zusammengerechnet, wenn die Betriebe als Einzelunternehmen geführt werden.

Bei juristischen Personen ist eine eigenständige Beurteilung erforderlich.

Dauer der Teilnahme am U1-Verfahren

Die Teilnahmepflicht am U1-Verfahren gilt jeweils für ein Kalenderjahr. Sie verlängert sich automatisch um ein weiteres Kalenderjahr, solange die Anzahl der Mitarbeiter des Betriebs im Feststellungskalenderjahr in der Regel 30 nicht überschreitet.

Erstattung der Krankenkassen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1)

Erstattungsfähig ist das vom Arbeitgeber nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (Lohnfortzahlung bei Krankheit) weitergezahlte Bruttoarbeitsentgelt.

Gemäß § 4 Abs. 1 EFZG wird die Höhe des weiterzuzahlenden Arbeitsentgelts nach dem Prinzip des Entgeltausfalls festgelegt. Demnach muss dem Arbeitnehmer das Arbeitsentgelt entsprechend seiner regelmäßigen Arbeitszeit fortgezahlt werden. Dies beinhaltet neben der vollen Vergütung auch eventuelle Zuschläge, die er erzielt hätte, wäre er nicht erkrankt. Bei der Erstattung von Sachbezügen sind die in der Sachbezugsverordnung festgelegten Werte relevant.

Die Krankenkassen beschränken die erstattungsfähige Entgeltfortzahlung in der Regel auf die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung. Denn es werden die Entgelte ja auch nur bis zu dieser Beitragsbemessungsgrenze zur Berechnung der Umlagebeiträge herangezogen.

Umlage U1 – Erkrankungstag zählt nicht

Jeder Arbeitnehmer hat im Krankheitsfall einen Anspruch auf die Fortzahlung seines Arbeitsentgeltes für die Dauer von sechs Wochen. Die sechswöchige Frist beginnt am Tag nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit jedoch an einem Arbeitstag vor Arbeitsbeginn ein, wird dieser Tag mitgezählt.

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines Arbeitstages, so wird dem Arbeitgeber das für den restlichen Tag zu zahlende Arbeitsentgelt nicht erstattet. Der Erstattungszeitraum beginnt immer mit dem ersten vollständig ausgefallenen Arbeitstag.                              

U2 – Mutterschaftsaufwendungen

Mutterschutzgeld

Das Umlageverfahren (U2) sichert alle Arbeitgeber gegen Mutterschaftsaufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz ab. Bei diesem Umlageverfahren erhält der Arbeitgeber 100% der Ausgaben erstattet. 

Am Umlageverfahren U2 (Mutterschutz) müssen sich alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe beteiligen.

Arbeitgeber müssen die gesetzliche Schutzfristen berücksichtigen, in denen Schwangere nicht arbeiten dürfen:

Mutterschaftsgeld durch Umlage U2
  • 6 Wochen vor der Entbindung dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden
  • 8 Wochen nach der Entbindung dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden
  • 12 Wochen nach der Entbindung bei Früh- und Mehrlingsgeburten dürfen werdende Mütter nicht beschäftigt werden

In dieser Zeit erhalten schwanger Mitarbeiterinnen von ihrer Krankenkassen ein kalendertägliches Mutterschaftsgeld von bis zu 13 € pro Tag. Der Arbeitgeber trägt die Differenz bis zur Höhe des bisherigen durchschnittlichen Nettoentgelts (3-Monatsdurchschnitt). Auf Antrag erstatten die Krankenkassen dem Arbeitgeber diese Leistung in voller Höhe.

Beschäftigungsverbot

Ein Beschäftigungsverbot für eine schwangere Mitarbeiterin schützt die Gesundheit der schwangeren Frau und ihres ungeborenen Kindes. Es kann aus medizinischen Gründen (individuelles Beschäftigungsverbot) oder aufgrund von Gefährdungen am Arbeitsplatz (generelles Beschäftigungsverbot) ausgesprochen werden.

Bei einem Beschäftigungsverbot darf die schwangere Mitarbeiterin nicht mehr in ihrem aktuellen Arbeitsbereich tätig sein darf. Der Arbeitgeber ist verpflichtet der schwangeren Frau einen anderen Arbeitsplatz anzubieten, der keine Gefährdung für sie oder ihr ungeborenes Kind darstellt. Ist dies nicht möglich, muss er sie von der Arbeit freizustellen. 

Das individuelle Beschäftigungsverbot aus persönlichen medizinischen Gründen wird Frauenarzt der Schwangeren verordnet. Ein generelles Beschäftigungsverbot spricht ein Arbeitgeber oder eine Behörde aus, wenn der Arbeitsplatz eine Gefährdung für die Gesundheit darstellt. Dies kann bei zu schwerer körperlicher Arbeit, bei Kontakt mit Gefahrenstoffen oder bei erhöhter Infektionsgefahr der Fall sein.

Bei einem Beschäftigungsverbot erhält die schwangere Arbeitnehmerin Mutterschaftsgeld vom Arbeitgeber. Das Mutterschaftsgeld wird auf der Grundlage des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten drei Monate vor der Schwangerschaft berechnet. Dazu zählen auch Überstundenzuschläge und andere Zulagen, die in diesem Zeitraum gezahlt wurden. Wenn in den letzten drei Monaten eine Lohnerhöhung zugesagt wurde, muss auch sie berücksichtigt werden.

Ausnahmen für U2-Umlagepflicht

Umlagen zum U2-Verfahren hat der Arbeitgeber grundsätzlich für alle seine Arbeitnehmer und Auszubildenden zu entrichten. Keine Umlagen sind allerdings zu entrichten aus dem Arbeitsentgelt bzw. den Vergütungen der

  • Beamten, Richter, Soldaten auf Zeit, Berufssoldaten und sonstigen vergleichbaren Beschäftigten (gilt auch für beurlaubte Beamte in einem Beschäftigungsverhältnis außerhalb des Dienstverhältnisses)
  • Praktikanten
  • Teilnehmende FSJ / FÖJ
  • Bezieher von Vorruhestandsgeld
  • mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes
  • Heimarbeiter
  • Wehr- und Zivildienstleistende
  • Angehörige einer Ordensgemeinschaft

Umlage U2 – Erstattungshöhe

Der Erstattungssatz in der U2 beträgt generell 100%.

Erstattet werden folgende Aufwendungen:

  • der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
  • das vom Arbeitgeber bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt (Mutterschutzlohn)
  • die auf dieses Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.

Wann verjährt der Erstattungsanspruch ?

Der Anspruch auf Erstattung der geleisteten Lohnfortzahlung verjährt nach 4 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist.

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