Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG): Umlageverfahren U1 und U2 einfach erklärt !

Wenn ein Mitarbeiter erkrankt und arbeitsunfähig ist, darf er nicht arbeiten. Erhält er nun keinen Lohn mehr? Nein, der Arbeitnehmer muss sich keine Sorgen machen. Sein Arbeitgeber muss den Lohn bei einem Krankheitsfall bis zu sechs Wochen lang weiter zahlen. Und sollte er länger arbeitsunfähig sein, springt die Krankenkasse für den Arbeitgeber ein und zahlt das Krankengeld.

Wird eine Mitarbeiterin schwanger, steht ihr das Mutterschaftsgeld zu. Auch hier ist der Arbeitgeber in der Pflicht. Das Mutterschaftsgeld muss er in der Regel für eine Dauer von 14 Wochen zahlen: 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt. In seltenen Fällen muss es bis zu 18 Wochen gezahlt werden. Sind die werdende Mutter oder Ihr Kind durch die Arbeit gefährdet und gibt es keine andere Beschäftigungsmöglichkeit, darf sie nicht mehr arbeiten. Ihr wird ein Beschäftigungsverbot erteilt. Während des Beschäftigungsverbotes ist der Arbeitgeber zur Fortzahlung des Lohnes in voller Höhe verpflichtet.

Bis zu 6 Wochen Lohnfortzahlung bei Krankheit, 14 Wochen Mutterschaftsgeld sowie die mehrere Monate dauernde Lohnfortzahlung bei einem Beschäftigungsverbot: Diese enorme finanzielle Belastung gefährdet die Existenz kleiner Unternehmen.

Hilfe erhält der Arbeitgeber von den Krankenkassen seiner Arbeitnehmer. Sie versichern Unternehmen für den Fall der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und des Mutterschutzes. Grundlage ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) mit seinen Umlageverfahren U1 (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) und U2 (Mutterschutz).

Die meisten Krankenkassen bieten für das Umlageverfahren U1 gestaffelte Beitragssätze an. Je höher der Beitragssatz desto höher die Erstattungssumme. Der Beitragssatz wird mit der Neueinstellung eines Mitarbeiters, der eine neue Krankenkasse mitbringt, erstmals festgelegt. Mit jedem Jahreswechsel besteht die Möglichkeit den einmal gewählten Beitragssatz für das kommende Jahr zu ändern. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich. 

Das Unternehmen zahlt einen prozentualen Beitrag auf die Bruttolohnsumme des laufenden Monats. Im Krankheitsfall erhält es zwischen 40 und 80 Prozent der Lohnkosten erstattet. Die Höhe der Erstattung richtet sich nach dem vereinbarten Beitragssatz.

Das Umlageverfahren (U1) nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist eine Pflichtversicherung für jedes Unternehmen, dass bestimmte Bedingungen erfüllt und das nicht zu den “Nicht-umlagepflichtigen Unternehmen” gehört.

Teilnehmen müssen:

Die zuständige Einzugsstelle für die Beitragszahlung ist die Krankenkasse, bei der der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist. Für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig. Für privat versicherte Arbeitnehmer ist die Krankenkasse zuständig, an die die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung abgeführt werden.

Die Umlagebeiträge sind in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse in Prozentsätzen festgelegt. Die Beiträge werden prozentual vom Arbeitsentgelt berechnet. Liegt das Arbeitsentgelt über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, erfolgt die Berechnung nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (2024: 6.900 €).

Umlagen sind nur vom laufenden Arbeitsentgelt zu erheben. Einmalige Zahlungen, wie z.B. das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sind bei der Berechnung der Umlagen nicht zu berücksichtigen. Diese Zahlungen bleiben bei der Beitragsberechnung der Umlage sowie bei der Erstattung unberücksichtigt. 

Einmalige Zahlungen für die Arbeitsleistungen mehrerer Monate, wie z.B. die Auszahlung angesammelter Überstunden, sind als laufendendes Arbeitsentgelt zu werten. Sie unterliegen der Umlagepflicht. 

Arbeitnehmer, die weniger als 2.000 Euro verdienen, zahlen weniger Sozialabgaben.

Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone oder des Übergangsbereichs liegt (538,01 € bis 2.000 €), gibt es eine Sonderregelung. Ihr sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt reduziert sich prozentual. Damit reduzieren sich für sie die Beiträge für die Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Je weniger sie verdienen, desto größer ist die Ersparnis.

So zahlt z.B. ein Arbeitnehmer bei einem Arbeitsentgelt von 800 € nur für ein Entgelt von 660,72 €  Beiträge. Er spart 17,41 %.

Ein Arbeitnehmer mit einem Arbeitsentgelt von 1500 € zahlt dagegen Sozialversicherungsbeiträge für ein Entgelt von 1.441,97 €. Er spart nur noch 6,87 %. 

Je weniger ein Arbeitnehmer verdient, desto geringer fällt seine prozentuale Belastung für seine Beiträge zur Kranken-, Renten, Pflege- und Arbeitslosenversicherung aus. 

Diese nach § 20 Absatz 2a Satz 1 SGB IV reduzierten Entgelte werden auch für die Berechnung der Umlagebeitrages des Arbeitgebers herangezogen. 

Beim Minijob werden die Umlagen auf der Grundlage des tatsächlich erzielten Arbeitsentgelts berechnet. Dies gilt sowohl für das U1-Verfahren bei Arbeitsunfähigkeit als auch für das U2-Verfahren bei Mutterschaft. Die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage (175 €) gemäß § 163 Abs. 8 SGB VI für rentenversicherungspflichtige geringfügig entlohnte Beschäftigte wird bei der Berechnung der Umlagen nicht berücksichtigt.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entsteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Daher ist die Umlage U1 nur dann zu zahlen, wenn das Arbeitsverhältnis länger als vier Wochen bestanden hat. Für Beschäftigte mit einem von vornherein auf bis zu vier Wochen befristeten Arbeitsverhältnis ist keine Umlage U1 zu zahlen.

Während der Kurzarbeit ist nur das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt umlagepflichtig. Dies gilt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung. Diese Regelung findet sich im § 7 Abs. 2 Satz Aufwendungsausgleichsgesetz. Das fiktive Kurzarbeitergeld ist nicht umlagepflichtig.

Bei ehrenamtlich Tätigen ist die Umlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nur nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu berechnen. Ein fiktives Arbeitsentgelt bleibt unberücksichtigt.

Zu Beginn eines Kalenderjahres muss jeder Arbeitgeber prüfen, ob sein Unternehmen die Voraussetzungen für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren (U1) erfüllt.

Unternehmen, die nicht zu den “nicht-umlagepflichtigen Unternehmen” gehören, müssen am Umlageverfahren U1 teilnehmen, wenn sie regelmäßig nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Für die Frage, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, wird das vergangene Kalenderjahr herangezogen.

Die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Arbeitszeit gewichtet gezählt.

Ein Berechnungsbeispiel: 

In diesem Beispiel sind 43 Arbeitnehmer beschäftigt. Das Unternehmen ist jedoch für die Umlage U1 (Lohnfortzahlung) mit nur 23,75 anrechenbaren Arbeitnehmern umlagepflichtig.

Die Feststellung der Teilnahmepflicht am Umlageverfahren U1 gilt jeweils für ein Kalenderjahr. 

Bei der Ermittlung der Zahl der Arbeitnehmer werden bestimmte Personengruppen nicht berücksichtigt:  

Von der Umlage U1 sind besondere Arbeitgeber ausgenommen:

Haupt-, Neben- bzw. Zweigbetriebe zählen zusammen als ein Betrieb bzw. ein Unternehmen. Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebe, so werden die Arbeitnehmer in den einzelnen Betrieben zusammengerechnet. Das betrifft auch Arbeitnehmer, die nicht dem deutschen Recht unterliegen.

Mehrere Betriebe desselben Arbeitgebers und die im Haushalt Beschäftigten werden zusammengerechnet, wenn die Betriebe als Einzelunternehmen geführt werden.

Bei juristischen Personen ist eine eigenständige Beurteilung erforderlich.

Die Teilnahmepflicht am U1-Verfahren gilt jeweils für ein Kalenderjahr. Sie verlängert sich automatisch um ein weiteres Kalenderjahr, solange die Anzahl der Mitarbeiter des Betriebs im Feststellungskalenderjahr in der Regel 30 nicht überschreitet.

Erstattungsfähig ist das vom Arbeitgeber nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (Lohnfortzahlung bei Krankheit) weitergezahlte Bruttoarbeitsentgelt.

Gemäß § 4 Abs. 1 EFZG wird die Höhe des weiterzuzahlenden Arbeitsentgelts nach dem Prinzip des Entgeltausfalls festgelegt. Demnach muss dem Arbeitnehmer das Arbeitsentgelt entsprechend seiner regelmäßigen Arbeitszeit fortgezahlt werden. Dies beinhaltet neben der vollen Vergütung auch eventuelle Zuschläge, die er erzielt hätte, wäre er nicht erkrankt. Bei der Erstattung von Sachbezügen sind die in der Sachbezugsverordnung festgelegten Werte relevant.

Die Krankenkassen beschränken die erstattungsfähige Entgeltfortzahlung in der Regel auf die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung. Denn es werden die Entgelte ja auch nur bis zu dieser Beitragsbemessungsgrenze zur Berechnung der Umlagebeiträge herangezogen.

Jeder Arbeitnehmer hat im Krankheitsfall einen Anspruch auf die Fortzahlung seines Arbeitsentgeltes für die Dauer von sechs Wochen. Die sechswöchige Frist beginnt am Tag nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit jedoch an einem Arbeitstag vor Arbeitsbeginn ein, wird dieser Tag mitgezählt.

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines Arbeitstages, so wird dem Arbeitgeber das für den restlichen Tag zu zahlende Arbeitsentgelt nicht erstattet. Der Erstattungszeitraum beginnt immer mit dem ersten vollständig ausgefallenen Arbeitstag.                              

Das Umlageverfahren (U2) sichert alle Arbeitgeber gegen Mutterschaftsaufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz ab. Bei diesem Umlageverfahren erhält der Arbeitgeber 100% der Ausgaben erstattet. 

Am Umlageverfahren U2 (Mutterschutz) müssen sich alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe beteiligen.

Arbeitgeber müssen die gesetzliche Schutzfristen berücksichtigen, in denen Schwangere nicht arbeiten dürfen:

In dieser Zeit erhalten schwanger Mitarbeiterinnen von ihrer Krankenkassen ein kalendertägliches Mutterschaftsgeld von bis zu 13 € pro Tag. Der Arbeitgeber trägt die Differenz bis zur Höhe des bisherigen durchschnittlichen Nettoentgelts (3-Monatsdurchschnitt). Auf Antrag erstatten die Krankenkassen dem Arbeitgeber diese Leistung in voller Höhe.

Ein Beschäftigungsverbot für eine schwangere Mitarbeiterin schützt die Gesundheit der schwangeren Frau und ihres ungeborenen Kindes. Es kann aus medizinischen Gründen (individuelles Beschäftigungsverbot) oder aufgrund von Gefährdungen am Arbeitsplatz (generelles Beschäftigungsverbot) ausgesprochen werden.

Bei einem Beschäftigungsverbot darf die schwangere Mitarbeiterin nicht mehr in ihrem aktuellen Arbeitsbereich tätig sein darf. Der Arbeitgeber ist verpflichtet der schwangeren Frau einen anderen Arbeitsplatz anzubieten, der keine Gefährdung für sie oder ihr ungeborenes Kind darstellt. Ist dies nicht möglich, muss er sie von der Arbeit freizustellen. 

Das individuelle Beschäftigungsverbot aus persönlichen medizinischen Gründen wird Frauenarzt der Schwangeren verordnet. Ein generelles Beschäftigungsverbot spricht ein Arbeitgeber oder eine Behörde aus, wenn der Arbeitsplatz eine Gefährdung für die Gesundheit darstellt. Dies kann bei zu schwerer körperlicher Arbeit, bei Kontakt mit Gefahrenstoffen oder bei erhöhter Infektionsgefahr der Fall sein.

Bei einem Beschäftigungsverbot erhält die schwangere Arbeitnehmerin Mutterschaftsgeld vom Arbeitgeber. Das Mutterschaftsgeld wird auf der Grundlage des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten drei Monate vor der Schwangerschaft berechnet. Dazu zählen auch Überstundenzuschläge und andere Zulagen, die in diesem Zeitraum gezahlt wurden. Wenn in den letzten drei Monaten eine Lohnerhöhung zugesagt wurde, muss auch sie berücksichtigt werden.

Umlagen zum U2-Verfahren hat der Arbeitgeber grundsätzlich für alle seine Arbeitnehmer und Auszubildenden zu entrichten. Keine Umlagen sind allerdings zu entrichten aus dem Arbeitsentgelt bzw. den Vergütungen der

Der Erstattungssatz in der U2 beträgt generell 100%.

Erstattet werden folgende Aufwendungen:

Der Anspruch auf Erstattung der geleisteten Lohnfortzahlung verjährt nach 4 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist.